מה העוזר יודע לעשות
כותבים או מקליטים בעברית רגילה, כמו לעובד שיושב לידכם. כל בקשה נספרת בתוכנית שלכם, ולכן אין צורך לבדוק את העוזר בהודעות ניסיון: הדוגמאות כאן מראות בדיוק מה הוא עושה.
1.פגישות ביומן
קובע, מזיז ומבטל פגישות ביומן Google או Outlook שלכם. אם השעה תפוסה, הוא שואל לפני שהוא קובע. אירוע של יום שלם או של כמה ימים, כמו חופשה או יום חג, נרשם ביומן בלי שעה.
שעה לפני כל פגישה ביומן מגיעה אליכם הודעה בוואטסאפ, גם על פגישה שקבעתם בלי העוזר, בתנאי שהיא נקבעה לפחות שעה מראש. בפגישה שהעוזר קובע, אפליקציית היומן בנייד מתריעה גם רבע שעה לפני.
- אפשר לכתוב
- "קבע לי פגישה עם רונית מחר ב-10 במשרד"
"תזיז את רונית ל-14:00"
"תבטל את הפגישה עם רונית"
"תרשום לי חופשה ביום חמישי ושישי"
2.תזכורות ומשימות, בנפרד מהיומן
תזכורת היא לא פגישה. היא נשמרת ברשימת המשימות (Google Tasks או Microsoft To Do), ובשעה שביקשתם מגיעה אליכם הודעה כאן בוואטסאפ. גם משימה עם שעה שהוספתם בעצמכם ברשימה מקבלת הודעה כזו. ביומן נשארות רק פגישות, כך שהוא לא מתמלא בתזכורות.
סימון כבוצע: בהודעת התזכורת יש כפתור "✅ בוצע", וכפתור "⏰ עוד שעה" לדחייה. אפשר גם לכתוב. משימה של היום או מלפני כן מסומנת מיד. על משימה עתידית העוזר שואל קודם: לסמן כבר עכשיו, למחוק או להשאיר. פגישות לא מסומנות כבוצעו: פגישה שהתקיימה נשארת ביומן, ופגישה עתידית מבטלים או מזיזים.
- אפשר לכתוב
- "תזכיר לי מחר בשמונה להתקשר לספק"
"תוסיף משימה: הצעת מחיר לרונית"
"תזכיר לי ביום שלישי לשלם את חשבון החשמל" (בלי שעה: המשימה נרשמת לאותו יום ומופיעה בסיכום)
"תסמן שההצעה לרונית בוצעה"
3.מה יש לי
עונה מה מחכה לכם: פגישות, משימות ותזכורות, ליום אחד או לשבוע. על שאלה על דבר אחד הוא עונה בשורה אחת.
- אפשר לכתוב
- "מה יש לי מחר?"
"מתי הפגישה עם עו"ד כהן?"
4.טיוטות מייל
באאוטלוק הטיוטה נשמרת בתיקיית הטיוטות. בגוגל מגיע קישור לטיוטה, עם כפתור לפתיחה ב-Gmail. שום מייל לא נשלח בלי שאתם שולחים אותו.
- אפשר לכתוב
- "תכין לדני מייל שמאשר את ההזמנה"
5.הודעה קולית
מקליטים במקום להקליד, גם בדרך. העוזר מבין, מבצע ועונה בכתב, או בהקלטה אם מבקשים.
- אפשר לכתוב
- הקלטה: "מה יש לי היום? תענה בהקלטה"
6.שאלות ומידע עדכני
עונה על שאלות מהעבודה. כשצריך מידע עדכני, הוא מחפש ברשת ומצרף מקורות.
- אפשר לכתוב
- "מה ההבדל בין עוסק פטור לעוסק מורשה?"
"מה שעות הפתיחה של סניף הדואר ברחובות?"
7.כתיבה ותכנון
כותב הודעות ללקוחות וטקסטים לפרסום, ועוזר לתכנן מבצע או קמפיין.
- אפשר לכתוב
- "תכתוב הודעה ללקוחות על שינוי בשעות הפעילות"
"תן לי רעיונות לקמפיין לחגים"
8.עיצוב פוסטים ומודעות
תמונה מוכנה לפרסום מתוך משפט אחד, גם עם טקסט בעברית. אפשר לבקש תיקון של התמונה האחרונה. התמונות נספרות בנפרד: 5 בתוכנית המייסדים.
- אפשר לכתוב
- "פוסט למבצע סוף שבוע, 20% הנחה"
ואחריו: "תשנה את הרקע לכחול"
9.מועצת מומחים
לשאלה גדולה: כמה יועצים בודקים אותה, ומקבלים תשובה מסוכמת אחת. פועלת רק כשמבקשים במפורש. 3 בתוכנית המייסדים.
- אפשר לכתוב
- "מועצת מומחים: כדאי לי לפתוח סניף שני?"
10.סיכום יומי
עד 3 פעמים ביום: הפגישות והמשימות שלכם. עד שתבחרו שעות אחרות, הסיכום מגיע ב-07:30 וב-20:00, ולא בשבת ובחג. זה בנוסף להודעה שעה לפני כל פגישה ולתזכורות בשעה שלהן. בהודעה הראשונה שלכם העוזר מציע לבחור שעות.
11.הגדרות ושינויים
כותבים "הגדרות תזמון" כדי לשנות מתי מגיע הסיכום היומי, ואם לשלוח בשבת ובחג. כדי לשנות שעה של פגישה או של תזכורת מסוימת, פשוט כותבים מה לשנות.
- אפשר לכתוב
- "הגדרות תזמון"
"תזיז את התזכורת להתקשר לספק ל-10:00"
12.תמיכה
כותבים "תמיכה", והפנייה מגיעה אלינו. היא לא נספרת בתוכנית.
13.איך לחסוך בבקשות
- כותבים בקשה שלמה בהודעה אחת: מי, מה ומתי. אם חסר פרט, העוזר שואל שאלה אחת, וגם התשובה אליה נספרת.
- לא צריך הודעות ניסיון. הדוגמאות בעמוד הזה מספיקות.
- כשתגיעו ל-80% מהבקשות תקבלו הודעה, כדי שלא תופתעו.
איפה רואים את מה שהעוזר עשה, ביומן, במשימות ובטיוטות: המדריך. התוכניות והמחירים: בעמוד הבית.